قالب مصفوفة الأولويات
Identify urgent issues and keep track of any matters that require follow-ups.
نبذة عن قالب مصفوفة الأولويات
يساعدك قالب مصفوفة الأولويات على تنظيم المهام، فهو مساحة يمكنك فيها تقييم الأولويات ومشاركتها مع فريقك. يحب مدراء المشاريع والأفراد التنفيذيون هذا القالب لأنه يوضح بشكل مرئي كيفية البدء في مشروع أو حتى من أين تبدأ. يساعدك كذلك قالب مصفوفة الأولويات على تحديد المشكلات والمسائل العاجلة.
ما مصفوفة الأولويات؟
مصفوفة الأولويات أداةٌ تستخدم لترتيب أولويات العمل بالشكل المطلق، وتوفّر المعلومات لاتخاذ القرارات وإدارة الوقت. هي أداة مفيدة لأنه يمكن تطبيق إطار العمل البسيط على جميع أنواع الأعمال، سواء كانت عمليات تجارية أو قائمة على المشاريع، أو تشغيلية. تبدأ مصفوفات الأولويات بتنسيق بسيط ولكن يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك. تقوم معظم المنظمات بترتيب الأولويات حسب التأثير (منخفض، متوسط، مرتفع) ومستوى الجهد والعجلة.
متى يجب استخدام مصفوفة الأولويات
مصفوفة الأولويات أداةُ إدارةٍ يستخدمها الأشخاص الذين يحتاجون إلى ما هو أشمل من قائمة المهام الأساسية، ويمكن أن تكون ذات قيمة في إدارة المشاريع وتحديد أولويات المشروع. تم تصميم مصفوفة 2x2 لمساعدتك في تحديد المهام ذات الأهمية القصوى حتى تتمكن من التركيز أولاً على الاحتياجات الأكثر إلحاحاً.
قد تؤثّر مجموعة متنوعة من العوامل على مدى إلحاح أو أهمّية مهمّة ما في قائمتك. على سبيل المثال، إذا كان يجب عليك إكمال مهمّة تؤثّر بشكل مباشر في رضا العميل، فمن المحتمل أن تكون هذه المهمّة ذات أولويّة عالية وإلحاح كبير. ومع ذلك، إذا كان عليك إكمال مهمة يمكن أن تجعل عملاءك أكثر سعادة في المستقبل، فمن المحتمل أن تكون هذه المهمة ذات إلحاح منخفض ولكنها بأولوية عالية.
كيفية إنشاء مصفوفة الأولويات
راجع قائمة مهامك وصنف كل واحدة منها في ربع. إليك كيفية التفكير في كل ربع:
الرّبع الأول مخصّص للمواعيد النهائية الأكثر إلحاحاً وأهمّية.
الربع الثاني مخصّص لوضع الإستراتيجيات والتطوير على المدى الطويل، وهي مهام ليست مُلِحّة ولكنها لا تزال مهمّة.
الربع الثالث مخصّص لمهامٍ مُلحّة ولكنها ليست مهمة، وللارتباك بسبب ضغط الوقت ولا يزال يتعيّن القيام به على الفور.
الربع الرابع مخصص لنوع المهام ذات القيمة المنخفضة، إن وجدت.
قم بتحليل أنشطتك اليومية أو الأسبوعية وخصّص المشكلات في الربع المناسب لها في مصفوفة المعايير قبل تقييم المكان الذي تحتاج إلى إجراء التغييرات فيه.
أنشئ مصفوفة الأولويات الخاصة بك
أداة اللوحة البيضاء من منصّة Miro هي مخطط مثالي لإنشاء مصفوفة الأولويات ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب مصفوفة الأولويات هذا.
1. استخدم قالب منصّة Miro
افتح قالب منصّة Miro هذا للبدء! في اللوحة، قم بإدراج المهام التي تريد من فريقك إنجازها.
2. فكّر في كل مهمة
اسأل نفسك السؤال التالي لكل مهمة: ما عواقب عدم إنجاز هذه المهمة؟
3. رتّب المهام بحسب أولوياتها
استنادًا إلى هذه المعلومات، صنّف كل عنصر في القائمة بأنه ذو "أولوية عالية" أو "أولوية منخفضة".
4. حدّد مدى إلحاح كل مهمّة
الآن واصل تقسيم المهام في كل فئة إلى فئتين فرعيتين هما: "إلحاح مرتفع" و"إلحاح منخفض". يجب أن يكون لديك الآن أربع قوائم.
5. حدّد القيم
حدّد القيم بين 1 و4 لكل خيار، حيث تعني الأرقام الأقل أن المهمة ذات أولوية أعلى.
6. ضع على المصفوفة
صنف الخيارات في مصفوفتك. بمجرد الانتهاء، شارك أولوياتك مع أصحاب المصلحة الضروريين.
كيف تُنشئ مصفوفة الأولوية؟
أنشئ أولاً قائمة المهام التي يجب إنجازها. ثمّ ابدأ بمنح الأولويات للمهام بناءً على أهمّية المهمّة وإلحاحها. ضع المهام على المصفوفة بعد تعيين قيمةٍ لكلّ شيء.
كيف تستخدم مصفوفة الأولويات؟
مصفوفة الأولويات هي أداة لصنع القرار تُستخدم لتقسيم المهام إلى فئات مختلفة حسب الإلحاح والأهمية. يفيد تصنيف المهام بهذه الطريقة في صقل أولوياتك والتأكُّد من تخصيص وقتك بأكفأ طريقة ممكنة.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطّط عين الثّور البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Project Management, Prioritization
عندما تكون منظّمة متنامية، يمكن أن تشعر بأنّ كل قرار له عواقب ناجحة أو فاشلة—مما قد يؤدّي إلى عجز في اتّخاذ القرار، وعدم القدرة على تحديد الأولويّات، وعدم كفاءة الاجتماعات، وكذلك انخفاض الرّوح المعنويّة. إذا كان ذلك يبدو مماثلاً لحالتك، فاستخدم مخطّط عين الثّور البياني. كما يدلّ الاسم، يُستخدم مخطّط عين الثّور البياني نموذج الدّوائر متّحدة المركز لمساعدة الشّركات في تحديد الأولويّات أو اتّخاذ القرارات الهامّة، أو مناقشة كيفيّة إزالة العقبات أو التغلّب عليها.
قالب مصفوفة أولويّات العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping
ربما يكون لديكم أنت وزملاؤك في الفريق أفكارًا أكثر من الموارد، مما قد يجعل من الصّعب تحديد أولويّات المهام. استخدم مصفوفة أولويّات العمل للمساعدة في اختيار التّرتيب الذي ستعمل فيه على مهامك، مما يتيح لك توفير الوقت والمال وتجنُّب الانشغال في عمل غير ضروري. مصفوفة أولويّات العمل هي مخطّط بياني بسيط يتيح لك تسجيل المهام بناءً على تأثيرها والجهد اللّازم لإكمالها. استخدم الدّرجات لرسم كل مهمّة في واحد من أربعة أرباع: المكاسب السّريعة، والمشاريع الكبرى، والبدائل، والمهام غير المرغوب بها.
قالب طريقة تحديد الأولويّات 3x3
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Prioritization, Strategic Planning
يتعلّق الأمر بتقييم مهمّة أو فكرة، وتحديد الجهد الذي ستتطلّبه والتّأثير المُحتمل لها بشكلٍ سريع — بتصنيف منخفض أو متوسّط أو مرتفع. هذا ما تقوم به طريقة تحديد الأولويّات 3x3: تساعد الفِرَق في ترتيب الأولويّات وتحديد المكاسب السّريعة أو المشاريع الكبرى أو مهام التّعبئة أو مُسبّبات هدر الوقت. باستخدام تسع مناطق للتّخزين، فإنها توفّر تفاصيل أكبر قليلاً من مصفوفة تحديد الأولويّات 2x2 (أو طريقة تحديد الأولويّات الرّشيقة). من السّهل إنشاء مصفوفة تحديد أولويّات 3x3 خاصّة بك — استخدمها لتحديد الأنشطة أو الأفكار التي يجب التّركيز عليها باستخدام مواردك القيِّمة.